Kenapa Penilaian Program perlu dilaksanakan ?

Penilaian Program adalah penting kerana ia merupakan satu elemen penting pengurusan yang membantu pihak pengurusan menentukan keberkesanan dan kecekapan program.

Perjanjian Program yang disediakan oleh Agensi Kerajaan dalam pelaksanaan Sistem Belanjawan Diubahsuai (MBS) membantu agensi-agensi tersebut dan Perbendaharaan mengawas prestasi setiap Aktiviti dan seterusnya mengambil apa juga tindakan jangka pendek yang perlu bagi menyelesaikan masalah yang timbul. Walau bagaimanapun, maklumat di dalam Perjanjian Program tidak mencukupi untuk membolehkan Pegawai Pengawal mengambil tindakan yang lebih berkesan serta membuat keputusan jangka masa hadapan sesuatu Program atau Aktiviti. Ini memerlukan penilaian yang lebih mendalam. Di bawah konsep MBS, setiap Aktiviti/Program perlu dinilai sekurang-kurangnya sekali dalam lima tahun mengikut rancangan penilaian (rolling evaluation plan) yang ditentukan oleh Kementerian berkenaan.


Definasi Penilaian Program

Penilaian Program adalah kajian formal melibatkan analisis yang sistematik terhadap sesuatu program/aktiviti dengan tujuan mendapat gambaran sebenar mengenai kesesuaiannya, keberkesanan, ekonomi dan kecekapan. Ianya merupakan satu ciri utama MBS yang amat berguna sebagai alat pengurusan dan membuat keputusan. Penilaian Program yang dimaksudkan di bawah MBS meliputi isu-isu berikut:-

(i) Kesesuaian - Sejauhmana objektif Aktiviti memenuhi keperluan pelanggan.
(ii) Keberkesanan - Sejauhmana objektif Aktiviti tercapai.
(iii) Ekonomi - Setakat mana kos input dapat diminimakan tanpa pembaziran.
(iv)

Kecekapan - Sejauhmana sumber-sumber Aktiviti digunakan secara optimum dalam menghasilkan output.

Penilaian Program yang diperlukan di bawah MBS adalah merupakan penilaian "Ex-Post Summatif" di mana prestasi aktiviti secara keseluruhan berbanding dengan kos melaksanakan dinilai demi memastikan kegunaan sumber-sumber secara optimum.


Bagaimanakah Agensi menentukan keutamaan Aktiviti bagi Penilaian Program?

Beberapa kriteria boleh dipertimbangkan bagi menentukan keutamaan Aktiviti untuk tujuan penilaian iaitu:-

(i)

Aktiviti-aktiviti yang mana Laporan Pengecualian yang negatif disediakan, atau pemerhatian audit dan laporan akhbar sering dikeluarkan;

(ii)

Aktiviti-aktiviti di mana masalah-masalah/keperluan-keperluan asal telah berubah secara ketara sejak penilaian terakhir atau semenjak Aktiviti tersebut mula dilaksanakan;

(iii)

Aktiviti-aktiviti yang menelan sebahagian besar jumlah peruntukan sebagai langkah untuk meningkatkan daya pengeluaran;

(iv)

Aktiviti-aktiviti yang jelas berpotensi untuk dipertingkatkan prestasinya. Aktiviti-aktiviti yang telah dikenal pasti oleh pelanggan atau kakitangan untuk dimajukan;

(v)

Aktiviti-aktiviti di mana kakitangan memerlukan kefahaman yang lebih jelas tentang objektif dan strategi Aktiviti tersebut supaya pelaksanaannya lebih berkesan;

Dasar-dasar Kerajaan semasa seperti kawalan saiz Perkhidmatan Awam, Penswastaan dan Penggunaan Tekonologi Maklumat juga patut diambil kira dalam menentukan keutamaan bagi mengenal pasti Aktiviti untuk penilaian di bawah rancangan Penilaian Program.


Soalan-soalan utama yang harus ditanya dalam Penilaian Program

Penilaian Program patut menumpukan kepada isu-isu kesesuaian, keberkesanan, ekonomi dan kecekapan. Antara soalan-soalan utama yang harus dijawab oleh Penilaian Program di bawah nya tersebut adalah seperti berikut:-

  (i) Kesesuaian
    (a)

Setakat mana Aktiviti dapat mengatasi masalah dan/atau memenuhi keperluan asas pelanggan?

    (b) Setakat mana objektif Aktiviti berkenaan masih relevan?
    (c)

Sama ada dasar-dasar yang dilaksanakan di bawah Aktiviti adalah sesuai dan berpatutan dari segi skop dan liputan?

 (ii) Keberkesanan
    (a) Sejauhmana objektif Aktiviti tercapai?
    (b) Apakah sumbangan output Aktiviti kepada pencapaian impak yang dirancang?
  (c)

Apakah impak yang tidak dirancang dan/atau yang negatif yang timbul daripada pelaksanaan Aktiviti berkenaan?

 (iii) Ekonomi
  (a) Adakah input digunakan secara optimum tanpa pembaziran?
 (iv) Kecekapan
  (a) Bagaimana Aktiviti berkenaan boleh dilaksanakan secara lebih cekap?
  (b) Sama ada input yang digunakan untuk mengeluarkan output-output adalah berpatutan?
  (c)

Adakah Aktiviti berkenaan melengkapkan, bertentangan, bertindih ataupun menjalankan fungsi-fungsi yang sama dengan Aktiviti yang lain?

 

Langkah-langkah Awal Penilaian

Sebagai langkah pertama dalam proses Penilaian Program, Pegawai Pengawal perlu melantik seorang Pengurus Penilaian bagi setiap Aktiviti yang dicadangkan untuk penilaian. Pengurus Penilaian ini adalah bertanggungjawab bagi menjalankan Penilaian Program berkenaan. Beliau perlu berpengalaman dalam mejalankan operasi Aktiviti yang akan dinilai. Pada kebiasaan Pengurus Aktiviti adalah pegawai yang paling sesuai untuk menjadi Pengurus Penilaian. Pengurus Penilaian biasanya membentuk satu pasukan penilaian untuk melaksanakan penilaian tersebut.

Pegawai Pengawal perlu juga melantik seorang Pengerusi bagi Jawatankuasa Pemandu Penilaian. Pengerusi berkenaan hendaklah terdiri dari pegawai-pegawai yang terkanan di agensi, dan boleh dipilih dari kalangan pegawai yang memegang jawatan seperti Timbalan Ketua Setiausaha atau Timbalan Ketua Pengarah. Jawatankuasa Pemandu yang berasingan perlu ditubuhkan bagi setiap penilaian.

(i) Kajian Awal (Pre-Evaluation)

Kajian awal penilaian dijalankan untuk membolehkan pihak pengurusan atasan menentukan tumpuan kajian serta menetapkan pendekatan yang harus digunakan dalam menjalankan penilaian.

(ii) Kajian Penilaian (Evaluation Study)

Peringkat kajian penilaian memerlukan penglibatan tenaga pekerja secara intensif. Ia boleh melibatkan kerja-kerja pengumpulan maklumat sekundar, penyediaan soal selidik, menjalankan temu duga, tinjauan/ pemerhatian dan penganalisisan data dan interpretasi penemuan-penemuan.

(iii) Laporan Penilaian dan Tindakan Susulan (Evaluation Report and Following Action)

Peringkat ini melibatkan penyediaan laporan penilaian yang lengkap untuk dikemukakan kepada pihak pengurusan atasan dan pihak lain yang berkenaan. Laporan akhir perlu dikemukakan dan diluluskan oleh Jawatankuasa Pemandu Penilaian.

Laporan penilaian wajar digunakan sebagai:-

  a.

asas bagi membuat keputusan mengenai Aktiviti yang berkaitan seperti penyediaan cadangan dasar baru atau cadangan penjimatan;

  b. alat untuk membantu pelaksanaan perakauan-perakauan yang telah dikemukakan;
  c.

dokumen sumber untuk pihak pengurusan dan rancangan Penilaian Program di masa akan datang; dan

  d. asas untuk memperbaiki Perjanjian Program.

 

Cadangan Format Laporan Penilaian Program

Bidang Rujukan Tugas Jawatankuasa Pemandu Penilaian

  A.

MENGKAJI KRITERIA-KRITERIA YANG DIGUNAKAN BAGI MENENTUKAN PENCAPAIAN KEBERKESANAN AKTIVITI.

  B. MENENTUKAN SAMA ADA OBJEKTIF, FUNGSI-FUNGSI DAN OUTPUT AKTIVITI ADALAH SELARI DENGAN KEHENDAK KERAJAAN, PELANGGAN SERTA KEADAAN SEMASA.
  C.

MENENTUKAN SAMA ADA OBJEKTIF AKTIVITI BOLEH DICAPAI OLEH AKTIVITI LAIN DALAM ATAU LUAR AGENSI.

  D.

MENILAI PRESTASI PENGURUSAN AKTIVITI DARI SEGI TENAGA KERJA, KEWANGAN DAN INPUT-INPUT LAIN.

  E.

MENCADANGKAN SAMA ADA AKTIVITI PERLU DIKEKALKAN, DIPINDAHKAN KEPADA AGENSI LAIN, DIBUBARKAN, DIKORPORATKAN ATAU DISWASTAKAN.

  F.

MENCADANGKAN SAMA ADA CADANGAN DASAR BARU ATAU CADANGAN PENJIMATAN PERLU DISEDIAKAN.

 

Cadangan Format Pelan Tindakan Penilaian Program

1. AGENSI:

2. PROGRAM:

3. AKTIVITI:

4. PASUKAN PENILAIAN

Ketua:

Ahli:

5. JAWATANKUASA PEMANDU:

Pengerusi:

Ahli:

6. BIDANG RUJUKAN:

7. SKOP PENILAIAN (BATAS/HAD-HAD/SEKATAN):

 a.

Sekatan Fizikal & Sebabnya:

 b.

Sekatan Kumpulan Sasaran:

 c.

Liputan Tempoh Masa:

 d.

Masalah/Had-had Lain
  (i) Dalaman:
  (ii) Luaran:

8. KEDUDUKAN/KEPERLUAN SUMBER:

 (a)

SUMBER MANUSIA JUMLAH DIPERLUKAN SEDIA ADA
 

i.   Kumpulan Pengurusan Tertinggi
ii.  Kumpulan Pengurusan dan Professional
iii. Kumpulan Sokongan

 (b)

Anggaran Kos Kajian
   
9. JANGKA MASA UNTUK PENILAIAN:

 (a)

Carta GANTT

 (b)

Analysis "Critical Path" (Jika Berkaitan):

10. TUMPUAN PENILAIAN: Summative/Ex-Post Summatif

11. ISU-ISU PENILAIAN:

(a)
Kesesuaian
c)
Kecekapan
(b)
Keberkesanan
d)
Keekonomian

12. IMPAK YANG HENDAK DINILAI:

13. METHODOLOGI KAJIAN

 (a)

Pengumpulan Data:
 

(i)   Data Primer
(ii)  Data Sekunder

 (b)

Cara Perbandingan:
 

(i)  Dengan/Tanpa:
(ii) Sebelum/Selepas:
(iii) Antara Lokasi:
(iv) Antara Kumpulan:

 (c)

Rekabentuk/Jenis Analisis
  (i)  Longitudinal: Dari:.......................... Hingga:..............................
  (ii) Cross-Sectional:

 (d)

Rangka Persampelan
  (i)  Probability
  (ii)  Non-Probability

14. ISU-ISU ETIKA & POLITIK:

15. RANGKA LAPORAN DICADANGKAN

16. PIHAK YANG AKAN MENERIMA LAPORAN AKHIR:

(hyperlink) Dari 6 (iii)

 

CADANGAN FORMAT LAPORAN PENILAIAN PROGRAM

1. PENDAHULUAN

2. OBJEKTIF KAJIAN

3. BIDANG KAJIAN

4. ISU-ISU KAJIAN

5. SKOP KAJIAN PENILAIAN

6. METHODOLOGI

7. HALANGAN-HALANGAN PENILAIAN

8. HASIL KAJIAN DAN KESIMPULAN

9. SYOR-SYOR

10. PENUTUP

  Lampiran-lampiran
  Rujukan